29.9.2021

Wie Startups und Behörden zueinander finden

Christian Stuhldreier, IT-Koordinator der Bezirksregierung Arnsberg, erklärt wie Startups und Verwaltungen künftig besser zusammenfinden können - und was beide Seiten dafür leisten müssen.

von
Christian Stuhldreier
29.9.2021

Wie Startups und Behörden zueinander finden

Christian Stuhldreier, IT-Koordinator der Bezirksregierung Arnsberg, erklärt wie Startups und Verwaltungen künftig besser zusammenfinden können - und was beide Seiten dafür leisten müssen.

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Christian Stuhldreier

Wie Startups und Behörden zueinander finden

Viele Behörden suchen nach technologischen Innovationen. Die Politik fordert diese sogar, um handlungsfähig zu bleiben. Gleichzeitig werden Preise und Förderungen an Startups übergeben bzw. ausgeschüttet. Nur zusammen finden die Startups und die öffentliche Hand an vielen Punkten (noch) nicht. Ein Beispiel aus meinem Arbeitsalltag: So hat die Bezirksregierung Arnsberg ein Startup gefunden, welches im Bereich des User-Empowerments als sehr nützlich und effizienzsteigernd erscheint. Aufgrund der Lizenzbedingungen und nicht zu Ausschreibungskriterien passenden Preissystemen kam es leider nicht zum Einsatz der Technologie.

Woran könnte das liegen? Die Startups verfügen oft nicht über das notwendige Fachwissen über Vergaberichtlinien, Ausschreibungen und sonstige Themen, die in der Zusammenarbeit mit Verwaltungen wichtig sind. Außerdem wirken die Anforderungen abschreckend. Häufig sind viele Dokumente auszufüllen, ohne eine Garantie zu haben, dass auch ein Auftrag erteilt wird. Komplizierte Vertragswerke, wie EVB-IT, halten Startups davon ab, sich um die Zusammenarbeit mit Behörden zu bemühen. Auch die hohen Anforderungen an Informationssicherheit und Datenschutz locken nicht unbedingt junge Unternehmen an. Für viele Startups würde es sich durchaus lohnen, sich mit diesen Themen zu beschäftigen oder sich entsprechende Unterstützung zu holen.

Auch die Behörden machen es kleinen innovativen Lösungen nicht unbedingt einfach. Sie suchen zwar nach Startups, aber wenn es in den Vergabeprozess geht, gibt es immer wieder Probleme. Aus meiner Sicht liegt dies nicht nur an den Ausschreibungsregeln, sondern viel mehr auch an den Ausschreibungsgewohnheiten. Zunächst schreiben Behörden oft nach alten Gepflogenheiten aus, um auf der sicheren Seite zu sein. So wird nach Referenzen gefragt, die kleine und neu in den Markt drängende Unternehmen nicht haben. Ob diese überhaupt nötig sind, ist mehr als fraglich. Auch Anforderungen an die Unternehmen, wie Größe, Umsatz oder Mitarbeiterzahl, werden nicht gestellt, weil sie wirklich wichtig für das Projekt sind, sondern aus reiner Gewohnheit.

Das größte Problem ist, dass nur bekannte Lösungen ausgeschrieben werden. Hier kommen innovative Ideen nicht zum Zuge, da sie nicht zu den ausgeschriebenen Ansätzen passen.

Das größte Problem ist, dass nur bekannte Lösungen ausgeschrieben werden. Hier kommen innovative Ideen nicht zum Zuge, da sie nicht zu den ausgeschriebenen Ansätzen passen. So wird ein Formularsystem ausgeschrieben, mit dem man digitale Anträge erstellen kann. Eine Lösung, die eine Antragstellung via App und mit einfachen Fotos von den Anlagen möglich machen würde, kommt dann nicht in Betracht, obwohl sie vielleicht besser geeignet wäre. Grund hierfür ist, dass der Ausschreibende die Lösung nicht kennt und sich bei seiner Leistungsbeschreibung auf die ihm bekannten Lösungen beschränkt. Die fehlende Kenntnis des Lösungsangebotes, die durch die Unübersichtlichkeit des Startup-Umfeldes erheblich verstärkt wird, wird hier also zu einem Problem.Zum guten Schluss kommt noch hinzu, dass im Vergabeprozess Startups mit alteingesessenen Großkonzernen konkurrieren müssen, was ihnen, insbesondere wenn die Wertungskriterien sich auf Preise und Tagessätze beziehen, oft nicht gelingt. Da ihre Lösungen sich nicht über Preise und Tagessätze für Entwickler und Consultants, sondern über Innovativität, Einsparungen beim Personal, Effizienz und ähnliche Kriterien rechnen. Auch haben Startups oft Lizenz-basierte Preissysteme, die für ihre Software-as-a-Service-Lösungen als die Norm gelten. Dadurch können sie regelmäßige Einnahmen generieren. Oft sind die Kosten für die Produkte auch nutzungsabhängig, was die Planung der Kosten schwierig macht. Allerdings will der öffentliche Sektor aufgrund von Planungssicherheit und der Haushaltsstruktur solche Zahlungsverpflichtungen nicht eingehen. Dies kann im schlimmsten Fall, wie in dem von mir beschriebenen Fall aus der Bezirksregierung Arnsberg, sogar dazu führen, dass Kooperationen nicht zustande kommen.

Oft wirken die Anforderungen von außen sehr abschreckend, aber am Ende ist es meistens doch nicht so gravierend, wie es auf den ersten Blick aussieht.

Welche Lösungsansätze kann es geben? Zunächst wäre es zielführend, dass die Startups sich mit den Anforderungen des öffentlichen Sektors auseinandersetzen. Oft wirken die Anforderungen von außen sehr abschreckend, aber am Ende ist es meistens doch nicht so gravierend, wie es auf den ersten Blick aussieht. Hier können sie durchaus auch auf Hilfe von außen zurückgreifen. Startups können sich Partner suchen, mit denen sie zusammenarbeiten und die sie bei Ausschreibungen unterstützen. Dabei kann es auch helfen, einen fachkundigen Berater hinzuzuziehen. Hierdurch können Ausschreibungen schneller und erfolgreicher beantwortet werden und durch die zusätzlichen Aufträge ist das Geld für die Unterstützung schnell wieder hereingeholt.

Außerdem sollten die Startups ihre Sichtbarkeit erhöhen. Dies kann auf unterschiedlichen Wegen passieren. Ein guter Ansatzpunkt hierfür ist, dass einige Behörden Innovations- oder Digitalisierungslabore eingerichtet haben. Hier gibt es also konkrete Ansprechpartner, mit denen man in den Austausch treten kann.

Auch die Behörden können eine Menge tun. Hier gilt es zuerst, sich mit dem Startup-Kosmos auseinander zu setzen und gezielt nach innovativen Unternehmen und Lösungen zu suchen. Außerdem gibt es durchaus Ansprechpartner, die dabei behilflich sein können, den Markt zu erkunden oder für die Probleme, die man lösen möchte, innovative Ansätze zu finden. Hier sollten sich die Behörden Angebote anschauen, die ihnen bei der Suche und der Marktrecherche helfen können.

Behörden sollten ihre „althergebrachten Ausschreibungsgrundsätze“ überdenken und ihre bisherigen Gewohnheiten ablegen.

Des Weiteren sollten die Behörden ihre „althergebrachten Ausschreibungsgrundsätze“ überdenken und ihre bisherigen Gewohnheiten ablegen. Wozu werden in Ausschreibungen Unmengen an Referenzen und Anforderungen an Unternehmen gebraucht? Natürlich können diese Informationen in einigen Punkten sinnvoll sein, aber oft werden sie nur aus Gewohnheit abgefragt. Also bei der nächsten Ausschreibung einfach mal ohne versuchen...

Und dann verzichten Behörden vielleicht auch auf die Leistungsbeschreibung. Stattdessen beschreiben sie das Problem, sodass sich Startups damit auseinandersetzen und überprüfen können, ob ihre innovativen Produkte das Problem bestmöglich lösen können. Es gibt zwar immer verschiedene Lösungen, die funktionieren, aber oftmals ist die eigens ins Auge gefasste Lösung nicht die effektivste. Wenn dann bei den Auswahlkriterien auf Gesamtpreise, Innovation, Wiederverwendbarkeit und Effizienzsteigerung und weniger auf Tagessätze gesetzt wird, kann es auch zwischen Verwaltung und Start-Ups häufiger mit der Zusammenarbeit klappen.

Es gibt also Möglichkeiten, wie beide Welten häufiger zusammenfinden können. Dazu müssen beide nur wollen und sich ein Stück aufeinander zu bewegen, was dringend erforderlich ist, damit beide Seiten erfolgreich sein können.

Christian Stuhldreier, IT-Koordinator, Bezirksregierung Arnsberg

Christian Stuhldreier ist ein ausgewiesener Experte für Vergaberecht und die Durchführung von IT-Projekten im öffentlichen Sektor. Seit mehr als 15 Jahren ist er bei der Bezirksregierung Arnsberg tätig, seit acht Jahren als IT-Koordinator verantwortlich für Beschaffung und Budget im IT-Bereich. Darüber hinaus leitet er verschiedene Projekte und kümmert sich um die Weiterentwicklung der IT bei der Bezirksregierung Arnsberg.

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