18.8.2021

Öffentliche Beschaffung aus Sicht eines GovTech-Startups

Tushaar Bhatt, Mitgründer und CEO von Convaise, teilt seine Erfahrungen, wie GovTech-Startups die öffentliche Vergabe wahrnehmen und was einer Kooperation zwischen Startups und Verwaltungen im Wege stehen kann.

von
Tushaar Bhatt
18.8.2021

Öffentliche Beschaffung aus Sicht eines GovTech-Startups

Tushaar Bhatt, Mitgründer und CEO von Convaise, teilt seine Erfahrungen, wie GovTech-Startups die öffentliche Vergabe wahrnehmen und was einer Kooperation zwischen Startups und Verwaltungen im Wege stehen kann.

von
Tushaar Bhatt

Öffentliche Beschaffung aus Sicht eines GovTech-Startups

Eingangs möchte ich betonen, dass es viele Startups gibt, die gerne mit der öffentlichen Hand zusammenarbeiten möchten, um unsere Städte sicherer zu machen, das allgemeine Zusammenleben zu verbessern oder die Verwaltung in der Ausführung ihrer Aktivitäten zu unterstützen. Besonders aufgrund der Vielfalt der Tätigkeiten der öffentlichen Verwaltung und den damit verbundenen, gegenwärtigen und zukünftigen Herausforderungen ist die Zusammenarbeit mit der öffentlichen Hand für Startups höchst attraktiv. Dies steht im Einklang mit der gängigen Empfehlung an Startups, sich auf die Lösung der großen, gesellschaftlichen Herausforderungen unserer Zeit zu fokussieren, um die Chancen auf nachhaltiges Wachstum zu maximieren.

Hier sehen wir allerdings auch eine erste Hürde: Auf der einen Seite fehlt Gründer:innen oftmals ein tiefgreifendes Verständnis für das Funktionieren von Verwaltungen. Dies lässt sich darauf zurückführen, dass Interaktionen mit der öffentlichen Hand meist relativ oberflächlich verlaufen, weshalb deren Strukturen und Funktionsweisen oftmals undurchsichtig und nicht klar verständlich sind. Dies resultiert oft darin, dass potenzielle GovTech-Gründer:innen abgeschreckt werden und sich dem üblichen Geschäft mit anderen Unternehmen (Business-to-Business, B2B) oder Konsument:innen (Business-to-Consumer, B2C) widmen. Einige Startups entwickeln aber auch Lösungen für Bürger:innen in verwaltungsnahen Aufgabenbereichen - nicht aber für die Verwaltung selbst - oder vertreiben ihre Lösungen mittels etablierter Unternehmen, um eine direkte Zusammenarbeit mit der öffentlichen Verwaltung zu vermeiden. 

Auf der anderen Seite kann es Behörden schwer fallen, einen ganzheitlichen Überblick über den Startup-Markt zu erhalten, relevante GovTech-Startups zu identifizieren. 

Um ein Fundament für erfolgreiche und zahlreiche Kooperationen zu legen, müssen sich Startups und Verwaltung jedoch aktiv aufeinander einlassen. 

Für Startups, die wie wir bei Convaise aus dem Technologiesektor kommen, bedeutet dies häufig eine äußerst spannende Lernerfahrung, da es zu verstehen gilt, wie Verwaltungsarbeit funktioniert, Entscheidungen getroffen werden und wer, wann, wie und wo in Entscheidungsprozesse eingebunden werden muss. Darauf aufbauend müssen Startups verstehen, wie eine Lösung entwickelt werden kann und muss, um während der Planungs- und Entwicklungsphase alle relevanten Parteien aus Verwaltung, Politik und IT zu involvieren und zu berücksichtigen. Um diesen „Co-Creation” Prozess gezielt zu unterstützen und zu fördern, bedarf es einer langfristigen Strategie und operativen Fokus. Hier können Intermediäre, zentrale „Verwaltungslotsen” oder Innovationseinheiten eine zentrale Rolle spielen, indem sie Startups den Zugang zur Verwaltung und, beispielsweise durch die Identifikation der richtigen Stakeholder und Ansprechpartner, die Koordinierung mit der Verwaltung vereinfachen. Gleichzeitig ermöglichen sie dem öffentlichen Sektor, passende GovTech-Lösungen und Akteure im Markt zu identifizieren.

Ausschreibungen werden immer öfter so strukturiert, dass auch GovTech-Startups erfolgreich an öffentlichen Vergabeverfahren teilnehmen können.

Eine weitere Herausforderung, die zwischen einer erfolgreichen Kooperation zwischen GovTech-Startups und dem öffentliche Sektor stehen kann, sind Ausschreibungen. So existieren je nach Anwendungsgebiet historisch gewachsene Kriterien, wie das Unternehmensalter oder die Jahresumsätze der letzten Jahre (meistens drei bis fünf), die junge Startups meist nicht erfüllen können. Auch der Forderung nach Referenzen können viele Startups nicht nachkommen. Hier verzeichnen wir allerdings jüngst eine positive Entwicklung: Immer öfter verzichten Behörden auf starre Kriterien und öffnen sich somit für neue und kleinere innovative Lieferanten. Dies zeigt, dass Ausschreibungen im bestehenden gesetzlichen Rahmen so strukturiert und die erwähnten historisch gewachsenen Kriterien so angepasst werden können, dass es GovTech-Startups möglich ist, erfolgreich an öffentlichen Vergabeverfahren teilzunehmen. Wir hoffen, dass sich dieser Trend auch zukünftig fortsetzt. 

Zudem sehen wir bei Convaise Ausschreibungen als eine Chance für Startups, die sich dem öffentlichen Sektor zuwenden möchten: So haben wir anfangs Ausschreibungen genutzt, um die Anforderungen der Verwaltung besser zu verstehen. Etwa durch das Sichten von Gewichtungsmatrizen konnten wir ein Gespür für erwartete und gewünschte Funktionalitäten und Priorisierungen erhalten. 

Neben den organisatorischen Rahmenbedingungen gilt es auch, technische und betriebswirtschaftliche Besonderheiten zu bedenken. So müssen viele Startups ihr B2B- oder B2C-Betriebsmodell für den öffentlichen Sektor überholen. Beispielsweise kommen moderne Software-as-a-Service-Lösungen oder Pay-per-use-Modelle für viele Verwaltungen nicht in Frage. Auch hier gilt es sich dem Neuen zu öffnen: Startups sollten sich auf die Besonderheiten des öffentlichen Sektors einlassen, während Verwaltungen von herkömmlichen Kriterien abweichen und sich innovativen Geschäftsmodellen öffnen. Ein erster richtiger Schritt in diese Richtung ist ein EVB-IT-Vertrag für Cloud-Lösungen, der aktuell konzipiert wird.

Abschließend lässt sich feststellen, dass Kooperationen zwischen Verwaltungen und innovativen GovTech-Startups für alle Beteiligte große Potenziale bergen. Derzeit stehen viele Veränderungen in den Startlöchern, wie etwa die Konzeptionierung neuer, innovativer Beschaffungsinstrumente und einem stetig wachsenden Interesse an GovTech-Startups, die auf eine spannende Zukunft deuten. Dieses Momentum gilt es zu verstetigen.

Über Convaise

Convaise hilft Behörden dabei, komplizierte Kommunikationsprozesse zu vereinfachen: Die No-Code KI-Plattform Convaise Studio verwandelt formular- und dokumentenbasierte Kommunikation in mehrsprachige digitale Assistenten. Statt komplexe Formulare auszufüllen, werden Nutzende Schritt für Schritt durch ein vordefiniertes Gespräch geführt, während relevante Informationen zur Verarbeitung extrahiert werden. Convaise kann potenziell jede Art von Formular in der Verwaltung ablösen und somit Verwaltungskosten signifikant senken, Verwaltungsmitarbeitende entlasten und intuitive Bürgerservices liefern.

Gerne können Sie mit Convaise in Kontakt treten, um über folgende und weitere Fragen persönlich zu sprechen: 
1. Wie können Innovationsabteilungen in kleine und große Verwaltungen integriert werden? 
2. Was würde passieren, wenn Verwaltungen statt Lösungen, Herausforderungen ausschreiben würden? Könnte das die Zusammenarbeit zwischen Verwaltungen und Startups unterstützen und verbessern? 
3. Was können Startups aktiv machen, um die Zusammenarbeit mit Verwaltungen zu vereinfachen? 
4. Wie sollte eine Verwaltungs-Cloud strukturiert sein? Wie sollte sie betrieben werden? Wie können wir einen unbürokratischen Zugang zu und für kleine und große Organisationen schaffen? 

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